FUNCIONES DEL TOUR CONDUCTOR (TC)

Tour Manager, Tour Conductor, Tour Director Tour Leader o Tour Escort, son los diferentes nombres con los que se le designa a la persona encargada de acompañar en todo momento a un grupo de turistas, del que es responsable, ya sea en viajes o recorridos regionales, nacionales o internacionales.
Son contratados por las agencias mayoristas del exterior o por el tour operador nacional, con el fin de supervisar que los programas de visita se cumplan, para velar por la calidad de los servicios contratados y asistir a los turistas integrantes del grupo en cualquier requerimiento que tengan durante todo el viaje designado en el programa a cumplir.
La información turística que proporciona es general y puntual. No suministran información ilustrativa, esa es la función de los guías locales, pero sí se puede recurrir a ellos para obtener información de referencia sobre el país o ciudad receptora, y para resolverles a los turistas problemas técnicos relacionados con los servicios incluidos y contratados.
Los Guías de Turismo que tienen viajes terrestres cumpliendo la labor de guiado, pueden asistir a los Tour Conductores compartiendo o asistiéndoles en algunas de sus funciones, o asumiéndolas en su totalidad en caso los turistas no cuenten con un TC.

Las funciones del Tour Conductor en el ejercicio de su labor, son las siguientes:

Acompañamiento en viajes: El Tour Conductor acompaña al grupo de turistas en sus viajes programados dentro del país, verificando que todos los servicios ofrecidos sean proporcionados de acuerdo al programa turístico.
Las responsabilidades dentro de esta función son:
•Coordinar con la agencia los detalles del servicio.
•Revisar el itinerario, reserva de hoteles, plan de comidas, lugares de visitas y otros servicios incluidos.
•Verificar la documentación asignada al viaje terrestre como: relación de pasajeros (con número de pasaporte), lista de garitas, rooming list, itinerario, cupones de la agencia y material visual (mapas, folletos).
•Verificar el monto de dinero asignado al viaje, incluyendo los pagos en efectivo de
alimentación, propinas u otros servicios. Asimismo, debe verificar los topes de los gastos que deba realizar en cada rubro.
•Recabar el dinero por concepto de viáticos.
•Ser responsable con el dinero o especies valoradas el tour operador entrega para la operación de los servicios, y también de aquellos que los turistas proporcionan para su posterior entrega al tour operador.
•Tener los contactos y números telefónicos de emergencia del tour operador, como de los operadores locales de los destinos incluidos en el programa.
•Realizar el check-in y check-out en los hoteles, supervisar la asignación de habitaciones y el manejo del equipaje.
•Coordinar la programación de las llamadas de despierto y el recojo de maletas.
•Antes de partir hacia un nuevo destino, el Tour Conductor debe verificar que el pasajero haya realizado el pago de sus consumos extras, que haya recabado todos sus objetos personales y de valor de la caja de seguridad del hotel, y que haya entregado a la Recepción del hotel la llave de la habitación.
•Chequear y contar el número de maletas en presencia de los pasajeros a la hora de dejar un hotel y dirigirse a otro destino.
•Reconfirmar el número de maletas con los maleteros y el chofer.
•Contar el número de pasajeros antes de partir hacia un nuevo destino y a la hora de iniciar los tours.
•Brindar las explicaciones pertinentes y necesarias sobre el itinerario, las ciudades a visitar y los lugares de interés, incluidos en el programa.
•Proporcionar información general y precisa sobre los puntos de interés en la ruta y sobre el destino a visitar.
•Informar sobre los servicios que proporcionan los hoteles y restaurantes incluidos en su programa, así como aclarar sobre los servicios y/o alimentación a cargo del operador.
•Supervisar la atención en los hoteles o restaurantes.
•Organizar el tiempo, considerando la edad de los turistas, tamaño y tipo del grupo e interés de los mismos.
•Autorizar las paradas con descenso de la movilidad durante el trayecto para la toma de fotos, y en los casos extraordinarios, según el interés del grupo, considerando el tiempo disponible y la seguridad de la zona para el pasajero.
•Establecer las paradas necesarias en la ruta para el uso de baños y provisión de alimentos.
•Verificar que los transportes a utilizarse estén limpios, que tengan micrófono y aire acondicionado, y que cuenten con botiquín, extinguidor y balón de oxígeno (de ser el caso).
•Supervisar que el chofer asignado a la unidad de transporte turístico cumpla con las normas vigentes en el Reglamento de Tránsito, sobretodo respetando la velocidad máxima asignada a los viajes terrestres en las carreteras del país.
•Velar por la salud y seguridad de los pasajeros en la unidad de transporte y durante el recorrido, tanto de la integridad física como de los objetos personales.
•Confeccionar los carteles de información sobre las actividades y colocarlos en lugares visibles.
•Cumplir con el recorrido y las visitas a los lugares de interés incluidos en el programa.
•Efectuar el pago de hoteles y restaurantes.
•Pagar a los maleteros en hoteles y aeropuertos, estaciones de tren o bus, por concepto de propinas, así como a los mozos en los restaurantes.
•Controlar la calidad de todos los servicios del viaje y velar por el cumplimiento de los servicios contratados e incluidos en el programa.
•Solucionar problemas y eventualidades, adoptando las conductas más adecuadas ante
imprevistos: averías, embotellamientos, huelgas, accidentes, enfermedades, overbookings, retrasos o cancelaciones de vuelos, etc.
•Establecer comunicación con la agencia ante cualquier duda o inquietud del pasajero, respecto a su itinerario y programa establecido o ante cualquier problema que se suscite en el viaje.


Realizar las coordinaciones con los operadores locales:
En el desempeño de esta función, el Tour Conductor hace las coordinaciones necesarias para que los servicios contratados se cumplan tal cual fueron contratados y ofrecidos a los pasajeros.

Las responsabilidades en el desempeño de esta función son:
•El día anterior, establecer comunicación telefónica con los proveedores de servicios en los destinos para confirmar las reservas del viaje (vuelos, guías locales, hoteles, restaurantes, transporte, etc.)
•Confirmar la hora del vuelo, de ser el caso.
•Confirmar con el transporte turístico la hora de recojo.
•Verificar con el Guía local el itinerario y los lugares a visitar incluidos en el programa, así como confirmar la hora de inicio del tour.
•Confirmar la reserva de habitaciones en el hotel respectivo, de acuerdo al número de pasajeros.
•Confirmar y realizar las reservas de mesas en los restaurantes y coordinar las comidas y supervisar las opciones del menú.
•Verificar el horario de atención de los lugares turísticos a visitar y si estarán abiertos el día de la visita.
•Informase previamente sobre huelgas, manifestaciones, cierre de carreteras o cualquier inconveniente que pueda afectar el desplazamiento del grupo hacia su próximo destino, para tomar las medidas necesarias, previa coordinación con la agencia operadora.
•Controlar y supervisar las visitas opcionales (venta, inscripción, reserva, cobro, etc.)


Ofrecer y vender visitas opcionales:
Esta función la realiza respetando el programa establecido,
con el fin de que los pasajeros amplíen sus conocimientos y sea un complemento del viaje.
Las responsabilidades del TC en esta función son:
•Contar con una relación de los lugares que pueden ser visitados, tomando en cuenta la ubicación, disponibilidad de tiempo y duración de visita de los mismos, con horarios de visita y costos de los ingresos.
•Brindar información veraz del lugar que se ofrece, en temas como vías de acceso, tiempo de duración, tipo de atractivo, grado de dificultad, etc.
•Realizar la inscripción de los pasajeros interesados.
•Hacer la reserva del transporte y del guía, en caso no haya en el lugar una oficina del operador local.
•Cobrar al pasajero el importe del tour ofrecido.


Asistir al grupo:
Mediante esta función el TC brinda su colaboración y ayuda oportuna ante
cualquier problema que pueda tener algún miembro del grupo.

Las responsabilidades en este punto son:
•Asistir al grupo en la compra de objetos o souvenir de su interés en los mercados y tiendas.
•Asistirlos en los primeros auxilios y coordinar su ingreso a los centros hospitalarios.
•Auxiliar y asistir a los pasajeros en caso de robo o pérdida de documentos y acompañarlo a realizar la denuncia respectiva.
•Asistirlos a la hora de realizar el cambio de monedas y billetes.
•Apoyarlos en la traducción del idioma a la hora de comunicarse con otras personas.
•Asistirlos en el uso de cabinas telefónicas y/o compras de tarjetas de teléfono, llamadas internacionales, servicio de correo, compra de estampillas, compras de medicamentos en farmacias, etc.
•Asistir y/o acompañar a los pasajeros durante el tiempo libre que tengan en cada ciudad. En caso los pasajeros quieran salir fuera del hotel por su cuenta, proporcionarles una tarjeta del hotel y darles toda la información que requieran para que puedan retornar sin inconvenientes y con la seguridad del caso.


Orientar y asesorar al grupo:
Se refiere a la función por medio del cual el Tour Conductor suministra información o puntos de referencia generales sobre diversos aspectos relacionados con su
viaje.

Las responsabilidades dentro de esta función son:
•Asesorar sobre elección de restaurantes y comidas, salidas nocturnas, servicios religiosos, medidas de seguridad, comportamiento, vestimenta.
•Informar y asesorar sobre las características de los productos típicos del lugar, para que las tome en cuenta a la hora de la compra.
•Orientar sobre las actividades que se pueden realizar en el lugar, de acuerdo a los
requerimientos del grupo y el tiempo libre de los mismos, para que pueda ofrecer y vender visitas opcionales
•Asesora en la cantidad de dinero por concepto de propinas que deben entregar al guía local, chofer (bus, bote, lancha), maleteros, etc.
Para el ejercicio de su labor, el Tour Conductor debe contar con ciertos conocimientos, que le permitan desarrollar de manera eficiente y satisfactoria estas funciones. Entre ellos debemos mencionar los siguientes:
•Técnicas de manejo y conducción de grupos
•Capacidad explicativa y de síntesis
•Manejo de técnicas de dicción y expresión oral
•Uso perfecto del idioma en el cual ejerce su labor
•Buena comunicación visual
•Técnicas de atención al cliente o pasajero
•Técnicas de primeros auxilios.
•Procedimientos de etiqueta social
•Psicología de grupos e individuos.
•Tipologías de turistas, según diversos criterios.
•Manejo de cronogramas y cálculos de tiempos.
•Conocimientos básicos de legislación turística, aerocomercial y del sistema internacional de la comercialización del turismo.
•Conocimiento de rutas de desplazamiento, principales y alternas hacia los atractivos turísticos y distintos destinos en la ruta.
•Maneja información de los principales atractivos turísticos, culturales y naturales a nivel nacional y mundial.
•Conocimiento de los atractivos turísticos y puntos de interés intermedios ubicados a lo largo de la ruta del viaje.
•Conocimientos de las expresiones culturales populares del país (fiestas, danzas, costumbres,gastronomía, etc.)
•Conocimientos de los fundamentos de la Ecología
•Maneja información actual y general del país y de cada ciudad que se visita.
•Maneja información actualizada de la realidad política, social y económica de los países generadores del turismo receptivo hacia el Perú.
•Maneja información general de las variadas expresiones culturales populares del país (gastronomía, danzas, fiestas, costumbres, etc.
•Maneja información básica sobre los principales itinerarios de turismo, convencional y no convencional del país, de acuerdo a los requerimientos del turista y de la agencia.
•Conocimiento de los trámites a seguir ante las autoridades policiales, empresas de tarjetas de crédito, consulados y/o líneas aéreas, por el robo o pérdida de documentos, boletos aéreos, pasaportes u otros objetos personales de valor.
•Maneja una base de datos con información detallada y actualizada de aeropuertos, líneas aéreas, hoteles, transporte turístico, etc., con números telefónicos, contactos y números de emergencia.
•Maneja información de los servicios disponibles localmente, como bancos, Internet, correos, cabinas telefónicas, con sus horarios de atención al público y el costo aprox. de los servicios.
•Maneja una base de datos de las embajadas, consulados, estaciones de policía, hospitales y clínicas, oficina de migraciones, restaurantes, centros de diversión, centros comerciales y artesanales, centros culturales, galerías de arte, etc., con horarios y ubicación.
•Conoce los horarios y tiempos de vuelos.
•Conocimiento de lectura de mapas.
•Maneja información de los puestos de servicios en la ruta en caso de necesitar auxilio mecánico, emergencias médicas, provisión de alimentos, puestos policiales, baños, etc.,donde se detalle la ubicación y los teléfonos.
•Conocimiento de las alergias y tipo de alimentación de los pasajeros.
•Conocimiento de las enfermedades y la medicación de los pasajeros.
•Conocimiento del sistema de reembolso y/o compensación que tiene el tour operador ante servicios no prestados al turista.